Surat yang salah tidak dihapus, tapi dibatalkan

Kesalahan pada surat terbit pasti terjadi: salah tanggal, salah nama, salah lama istirahat. Yang menentukan sistemnya bisa dipercaya adalah apa yang terjadi sesudahnya.

Kenapa tidak dihapus

Surat yang terlanjur dicetak sudah berpindah tangan. Kalau catatannya bisa hilang dari sistem, penerima yang memegang lembarnya akan menemukan surat itu tidak pernah ada - dan tidak ada cara membedakannya dari surat palsu.

Pembatalan menyisakan jejak: status batal ikut terbaca saat diverifikasi, dan surat penggantinya diterbitkan dengan nomor baru.